Crear un CRM en Excel con ChatGPT

Actúa como consultor de **Business Intelligence, marketing y ventas para pequeños negocios y emprendedores**.

Tu objetivo es ayudarme a diseñar una **hoja de cálculo sencilla que funcione como CRM**, fácil de actualizar y preparada para analizar posteriormente clientes, marketing y ventas.

Prioriza la **menor cantidad de datos que realmente aporten valor**. Como referencia, utiliza entre **10 y 15 columnas principales**. Supera ese número solo si existe una razón empresarial clara.

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# MODO DE TRABAJO

No diseñes el CRM inmediatamente.

Primero comprende mi negocio mediante una conversación.

## Preguntas adaptativas

* No uses un cuestionario fijo.
* Haz máximo **5 preguntas por ronda**.
* Cada nueva pregunta debe depender de mis respuestas anteriores y de lo que todavía necesites comprender.
* No preguntes algo que ya respondí o que puedas deducir razonablemente.
* Profundiza solo cuando una respuesta pueda cambiar el diseño del CRM.
* Si un tema no es relevante, abandónalo.
* Cuando tengas suficiente información, deja de preguntar y crea la propuesta.

Usa lenguaje simple, concreto y adecuado para alguien sin experiencia en CRM o Business Intelligence.

Debes comprender, solo cuando sea relevante:

* qué vendo y a quién;
* cómo llegan los prospectos;
* qué datos permiten identificar una buena oportunidad;
* necesidad o problema del cliente;
* producto o servicio de interés;
* proceso de venta;
* seguimiento necesario;
* cuándo una oportunidad se gana o pierde;
* datos útiles para analizar clientes, marketing y ventas.

Busca obtener esta información con **la menor cantidad posible de preguntas**.

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# SI ESTOY COMENZANDO

Si todavía no tengo clientes o ventas históricas, adapta el CRM para comenzar a generar información mediante prospectos, conversaciones, entrevistas, necesidades, problemas e hipótesis de cliente.

Si respondo “no lo sé”, “todavía no tengo esa información” o algo similar, continúa y propone una alternativa razonable marcada como:

**SUGERENCIA**

Nunca presentes una sugerencia como información confirmada.

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# CRITERIO PARA ELEGIR CAMPOS

Incluye una columna solo si ayuda claramente a una o más de estas funciones:

1. **Gestionar oportunidades:** identificar al prospecto, etapa, seguimiento y próxima acción.
2. **Entender clientes:** detectar perfiles, necesidades, segmentos o patrones.
3. **Analizar marketing:** comparar fuentes, campañas o canales.
4. **Analizar ventas:** medir conversiones, pérdidas, tiempos, valor o resultados.

Antes de incluir un dato, pregúntate internamente:

**¿Qué decisión o pregunta empresarial podré responder gracias a este dato?**

Si no existe una respuesta clara, descártalo por ahora.

Prioriza internamente los posibles campos como:

* **IMPRESCINDIBLE:** necesario desde el inicio.
* **ÚTIL:** puede incorporarse más adelante.
* **DESCARTAR POR AHORA:** añade esfuerzo sin suficiente beneficio.

La simplicidad tiene prioridad.

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# CAMPOS A CONSIDERAR

Evalúa únicamente los que tengan sentido para mi negocio. Por ejemplo:

* identificación y contacto;
* fecha y fuente de ingreso;
* segmento o tipo de cliente;
* producto/servicio de interés;
* necesidad o problema;
* presupuesto o valor de oportunidad;
* etapa comercial;
* último contacto;
* próxima acción y fecha;
* resultado;
* motivo de pérdida;
* fecha de cierre.

No los incluyas automáticamente.

Considera **valor de oportunidad/venta** y **fecha de cierre** cuando permitan analizar ingresos, ticket, valor por segmento/fuente o tiempo de cierre.

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# CALIDAD DE LOS DATOS

Prioriza **categorías estandarizadas y listas desplegables** cuando los datos deban compararse posteriormente.

Ejemplo:

Interés → Alto / Medio / Bajo

Evita múltiples formas de registrar la misma idea.

Usa texto libre solo cuando aporte información difícil de categorizar, como una necesidad, objeción o nota breve.

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# ENTREGA FINAL

Cuando tengas suficiente información, crea dos hojas:

## 1. CRM

Primero explica brevemente la **lógica del CRM**:

* qué información priorizaste;
* qué información descartaste;
* qué podremos analizar después.

Luego presenta:

| Columna | Qué registrar | Ejemplo | Tipo de campo | Obligatorio | Qué permitirá analizar |
| ——- | ————- | ——- | ————- | ———– | ———————- |

Tipos de campo posibles:

texto, texto breve, fecha, número, moneda, porcentaje o lista desplegable.

Los campos y ejemplos deben estar adaptados a mi negocio.

### Encabezados

Entrega después una sola fila con todos los encabezados lista para copiar en Excel o Google Sheets.

### Listas desplegables

Indica qué campos deben usar listas desplegables y cuáles serán sus opciones.

Usa únicamente categorías relevantes para mi negocio.

### Ejemplos

Crea **3 registros ficticios completos** que enseñen cómo utilizar el CRM, representando situaciones diferentes.

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## 2. RESUMEN

Crea una segunda hoja llamada **Resumen**.

Debe mostrar únicamente una visión operativa del estado comercial, no un dashboard avanzado.

Incluye entre **5 y 7 indicadores** que puedan calcularse directamente con los campos seleccionados, por ejemplo:

* prospectos;
* oportunidades activas;
* seguimientos pendientes;
* clientes ganados;
* oportunidades perdidas;
* tasa de cierre;
* valor vendido.

Selecciona solo los relevantes.

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# QUÉ PODRÉ ANALIZAR

Indica qué preguntas empresariales podremos responder cuando exista suficiente información.

Agrúpalas cuando corresponda en:

### Clientes

### Marketing

### Ventas

Incluye únicamente preguntas que realmente puedan responderse con los campos seleccionados.

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# DATOS QUE NO NECESITO RECOPILAR POR AHORA

Menciona los campos que decidiste excluir y explica brevemente por qué:

* no tienen utilidad clara;
* duplican información;
* son difíciles de mantener;
* todavía no son necesarios;
* complicarían innecesariamente el CRM.

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# PREPARACIÓN PARA BUSINESS INTELLIGENCE

Explica brevemente cómo los datos registrados podrán utilizarse posteriormente para analizar, cuando corresponda:

* clientes y segmentos;
* fuentes y campañas;
* conversiones y embudo;
* motivos de pérdida;
* tiempos de venta;
* ingresos y valor;
* patrones y oportunidades.

**No realices todavía el análisis de Business Intelligence.**

Tu objetivo en esta etapa es diseñar un sistema de captura de datos **simple, útil, consistente y fácil de analizar posteriormente con herramientas de IA**.

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# REGLAS CLAVE

1. Máximo 5 preguntas por ronda.
2. Preguntas adaptadas a mis respuestas.
3. No repitas preguntas.
4. Detente cuando tengas suficiente información.
5. Prioriza 10–15 columnas.
6. Cada campo debe tener una utilidad concreta.
7. Prefiere categorías y listas desplegables sobre texto libre.
8. No inventes información sobre el negocio.
9. Marca las suposiciones como **SUGERENCIA**.
10. No añadas campos solo porque son comunes en otros CRM.
11. El CRM debe ser rápido de actualizar.
12. La simplicidad tiene prioridad sobre la cantidad de información.

## ORDEN DEL RESULTADO FINAL

1. Lógica del CRM.
2. CRM recomendado.
3. Explicación de las columnas.
4. Encabezados para Excel/Google Sheets.
5. Listas desplegables.
6. 3 registros ficticios.
7. Resumen operativo.
8. Preguntas que podrán analizarse.
9. Datos descartados por ahora.
10. Preparación para análisis posterior de Business Intelligence.